HR-администратор

 

Общее описание

HR-администратор — это специалист отдела по работе с персоналом, в чьи компетенции входит кадровое администрирование, ведение учета и составление документации согласно нормам трудового законодательства. Данная позиция возникла вследствие все более расширяющегося функционала HR-служб, в ведение которых постепенно передаются и кадровые службы. Подобная практика связана с общей в последние годы тенденцией централизации ресурсов компании и объединения различных функций в одну общую. Большую роль в возникновении этой специальности в России сыграли крупные западные компании, продемонстрировавшие на своем примере возможность более эффективной деятельности специалистов по документоведению в рамках HR-отдела.

Часто профессия «HR-администратор» рассматривается в качестве своеобразного «клона» такой специальности, как «инспектор по кадрам», однако наделять эти позиции общими свойствами было бы не совсем верно. Как отмечает Мария Маркова, HR-консультант кадрового агентства Antal Russia, «позиция "инспектор по кадрам" осталась в прошлом. Связано это с тем, что роль HR-подразделений существенно возросла и поглотила ряд смежных функций, например документооборот. С подобными процессами связано и возникновение такой должности, как HR-бизнес-партнер. В отличие от инспектора по кадрам, чьи функции традиционно были крайне ограничены и касались только документации, HR-администратор, помимо прочего, имеет возможность принимать некоторое участие в подборе и развитии персонала. HR-администратор — неотъемлемая часть HR-группы компании, имеющий возможность напрямую координировать свою деятельность с другими HR-специалистами. По сути, администрирование выделили в отдельный вид управления человеческими ресурсами».

В отличие от инспектора по кадрам HR-администратор имеет возможность принимать участие в подборе и развитии персонала.

Образование

Факультеты и кафедры по подготовке специалистов в области документоведения и кадрового делопроизводства присутствуют во многих вузах не только Москвы, но и других городов России. Существует возможность получить и довузовское образование в колледжах, специализирующихся на документоведении и администрировании.

Специалистам в области кадрового документооборота предлагается масса возможностей поднять свой личный и профессиональный уровень на многочисленных курсах, тренингах и семинарах. По словам Татьяны Филатовой, менеджера по персоналу компании Unistaff Payroll Solutions, особым спросом пользуются тренинги и курсы по HR-администрированию, проводимые тренером-консультантом Светланой Ивановой. В свою очередь, Мария Маркова рекомендует посетить занятия, организованные специалистами из компании «ЧтоДелатьКонсалт».

Основным профессиональным навыком HR-администратора является владение методикой работы с кадровой документацией и хорошее знание Трудового кодекса.

Смежные профессии

Как правило, ряды HR-администраторов пополняют молодые специалисты по кадровому документообороту, переходящие на эту должность с позиции кадрового инспектора или ассистента кадрового инспектора. Часто компании предпочитают принимать на эту позицию людей с опытом работы ассистента менеджера по персоналу с перспективой обучить его азам документоведения. Согласно многим опубликованным вакансиям, место HR-администратора может занять и бывший секретарь или администратор отдела. Тем не менее Татьяна Филатова отмечает, что наиболее приближенной к позиции HR-администратор является профессия «инспектор по кадрам», так как специалиста по кадрам гораздо проще выучить на менеджера по персоналу, чем наоборот.

Функциональные обязанности

В сферу профессиональных обязанностей HR-администратора входит огромное количество функций, относящихся как к кадровому делопроизводству, так и к кадровым консалтинговым услугам:

  • оформление приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников;
  • составление должностных инструкций и трудовых договоров, в том числе подготовка дополнений в связи с изменениями заработной платы или должностных обязанностей сотрудников;
  • ведение табеля рабочего времени и табеля отпусков;
  • консультирование сотрудников по вопросам трудового законодательства;
  • учет личного состава компании и ведение статистического анализа;
  • оформление больничных листов и справок, копий документов по обращениям сотрудников;
  • подготовка внутренней кадровой документации компании (учет рабочего времени, внутренние процедуры компании, системы премий);
  • создание и ведение баз данных в отделе по работе с персоналом;
  • подготовка ежемесячной кадровой отчетности.
  • общение с внешними поставщиками страховых услуг.

Важной специфической функцией HR-администратора является организация и административная поддержка прохождения всех этапов рекрутинга. Кроме того, в ведение этого специалиста часто передается адаптация сотрудников в первый рабочий день, а также интервью, сбор и анализ информации по увольнению. Непосредственное участие HR-администратора требуется в организации  корпоративных мероприятий и тренингов в компании. Как мы видим, функции HR-специалиста включают в себя не только обязанности сотрудника кадровой службы, но и дополнительные задачи.

Навыки, деловые качества

Основным профессиональным навыком HR-администратора является владение методикой работы с кадровой документацией и хорошее знание Трудового кодекса. Крайне важным бонусом при приеме на работу может стать владение такими технологиями кадрового делопроизводства, как 1С, и знакомство с ERP-системами (например, SAP HR). В любом случае кандидат на данную позицию должен быть уверенным пользователем ПК, быстро и эффективно пользоваться MS Office (прежде всего, Word и Excel) и интернет-ресурсами.

Специфической особенностью психологического портрета HR-администратора является совмещение в нем черт «кабинетного работника» и «офисного активиста». Если в первом психотипе важным представляется усидчивость, внимательность, исполнительность и пунктуальность, то во втором случае от специалиста требуется повышенная коммуникабельность, инициативность и немного креативности. Мария Марков говорит: «В первую очередь, такая работа ассоциируется с рутиной. Специалист в кадровом администрировании должен быть предельно усидчив и психологически стабилен. На такой должности необходимо быть точным и внимательным. Но и здесь можно „убыстрить“ и разнообразить свою работу с помощью грамотного использования возможностей программы Excel».

Особое внимание требуется обратить на владение английским языком. Мария Маркова отмечает, что среди HR-администраторов распространено мнение: иностранный язык не так уж и нужен специалисту по российскому трудовому законодательству. Однако подобное отношение представляется ошибочным в силу востребованности на рынке специалистов по кадровому документообороту со стороны западных компаний. К сожалению, сегодня существует очень мало профессионалов, способных вести кадровое делопроизводство на двух языках, координировать отечественное и иностранное трудовое законодательство, консультировать иностранных и российских сотрудников обо всех изменениях в кадровых делах зарубежной организации и т.д. Поэтому такие HR-администраторы весьма востребованы, а их зарплатный уровень очень высок.

Плюсы и минусы профессии

Без кадрового делопроизводства не может существовать ни одна организация, что изначально определяет высокую степень значимости той работы, которую выполняет HR-администратор. Именно поэтому Татьяна Филатова настаивает на том, что кадровое делопроизводство может стать залогом успеха для будущего карьерного роста. А Мария Маркова, в свою очередь, указывает на такой важный плюс профессии, как овладение буквой Трудового кодекса, что влечет за собой возможность гарантированно контролировать свое профессиональное положение в любой компании. Однако оба консультанта отмечают основной недостаток профессии HR-администратора: рутинная работа с документацией, связанная с большой ответственностью.

Оплата труда

Основной недостаток профессии HR-администратора: рутинная работа с документацией, связанная с большой ответственностью.

По отзыву Татьяны Филатовой, зарплатные границы для HR-администраторов колеблются в среднем от 30 000 до 50 000 рублей. Однако существует нюанс, связанный с масштабом и уровнем благосостояния компании: при условии более широкого функционала специалист по кадровому делопроизводству может получать гораздо большую заработную плату.

Перспективы

При первичном взгляде на вакансию стороннего наблюдателя может ввести в заблуждение слово «администратор». В оригинальном значении данное понятие ни в коем случае не обозначает наличие каких-либо управленческих функций HR-администратора. Несмотря на участие в оценке и развитии персонала, основным приоритетом специалиста является работа с документацией, поэтому карьерные перспективы стоит рассматривать именно в кадровом ключе. Тем не менее, по мнению Марии Марковой, всегда существует вероятность перспективы хорошего роста в больших компаниях со значительными кадровыми службами вплоть до руководящей позиции. Можно отметить также и тот факт, что HR-администратор, являясь частью отдела по работе с персоналом, получает возможность горизонтальных и даже межкатегориальных перемещений, связанных с радикальной сменой деятельности (например, переход в тренинговое или рекрутинговое направления).

Понравилось людям